Datenschutzhinweise zur Spurensuche
Die Spurensuche ist ein Arbeitstreffen. Wir wollen mit der Spurensuche eine Plattform für Austausch und Kontakte schaffen. Als Begegnungsformat können wir in diesem Jahr nicht die Live-Begegnung vor Ort wählen, sondern wir nutzen das Online-Tool „Zoom“, das Videokonferenzen in großer Runde ebenso ermöglicht wie die Arbeit in kleineren Gruppen.
Die Spurensuche ist ein geschützter Raum für angemeldete Teilnehmer*innen und wir wünschen uns eine respektvolle, vertrauensvolle Zusammenarbeit, die Offenheit und neue Gedanken ermöglicht und uns gemeinsam produktiv werden lässt.
Mit diesen Informationen zum Datenschutz möchten wir Euch über die Erfassung und Verarbeitung Eurer Daten informieren. Für alle Fragen stehen wir gern zur Verfügung.
Zugleich möchten wir Euch bitten, keine Fotos oder Screenshots zu machen und zu veröffentlichen, die andere Teilnehmer*innen zeigen, keine Aufnahmen von Gesprächen anzufertigen oder private Chat-Inhalte weiter zu geben. Danke!
Kontakt und verantwortlich für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung der „Spurensuche“ steht ist: ASSITEJ e.V., Schützenstraße 12, 60311 Frankfurt am Main, Meike Fechner (Geschäftsführerin), m.fechner@kjtz.de
Liste der Teilnehmer*innen
Wir erstellen eine Liste aller Teilnehmer*innen an der „Spurensuche 2020“. Die Liste wird folgende Daten enthalten: Name, Vorname, E-Mail-Adresse.
Du hast mit der Anmeldung dieser Verarbeitung Deiner Daten zugestimmt und die Liste wird allen Teilnehmer*innen digital zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus erfolgt eine Weitergabe dieser Liste an die Geldgeber der Spurensuche (im Rahmen der Verwendungsnachweise) und an den Vorstand der ASSITEJ. Eine Weitergabe an Dritte, die nicht Partner der Veranstaltung sind, erfolgt nicht. Nach der Veranstaltung werden die Daten bei ASSITEJ e.V. gespeichert und archiviert.
Fotos für Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit
Während der Veranstaltung werden ggf. Fotos gemacht, die auch Screenshots von Zoom-Meetings einbeziehen können. Diese Fotos dienen der Dokumentation und der Öffentlichkeitsarbeit. Solltest Du damit nicht einverstanden sein, teile uns dies bitte umgehend per Mail an pa@kjtz.de mit, damit wir keine Fotos veröffentlichen, auf denen Du zu sehen bist.
Nutzung von „Zoom“
Wir möchten Dich nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.
Wir nutzen das Tool „Zoom“ für die Veranstaltung „Spurensuche 2020“. „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Informationen zu den Datenschutzbestimmungen des Unternehmens sind hier zu finden: https://www.zoom.us/docs/en-us/privacy-and-security.html
Soweit Du die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Du kannst „Zoom“ auch nutzen, wenn Du die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingibst.
Wenn Du die „Zoom“-App nicht nutzen willst oder kannst, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Du ebenfalls auf der Website von „Zoom“ findest.
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet.
Name: Bitte gebe als Teilnehmer*in bei der Einwahl Deinen vollständigen Namen (Vorname, Nachname) an.
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentations-aufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Du hast ggf. die Möglichkeit, die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Dir gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Du kannst die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Zoom“, um die „Spurensuche 2020“ durchzuführen. In der Regel werden die Zoom-Sitzungen nicht aufgezeichnet. Sollte dies doch der Fall sein, werde wir darüber informieren. Die Inhalte der Chats werden immer dann für die Teilnehmer*innen protokolliert, wenn dort Informationen ausgetauscht werden, die auch nach der Sitzung von Interesse sein können und weitergegeben werden sollen (z.B. in einer Dokumentation für die Teilnehmer*innen).
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten im Rahmen der „Spurensuche“ verarbeitet werden, ist DSGVO § 6 Abs. 1 a) die entsprechende Rechtsgrundlage. Mit Deiner Teilnahme gibst Du Dein Einverständnis zur Verarbeitung der Daten, da nur so eine Teilnahme an der Veranstaltung möglich ist.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an der „Spurensuche“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Den Geldgebern geht eine Liste der Teilnehmer*innen (s. oben) zu. Da es sich um einen Fachaustausch handelt, werden auch unter den Teilnehmer*innen personenbezogene Informationen ausgetauscht, die Du für Deine weitere Arbeit oder in Deinem Team im Theater weitergeben werden. Bitte frage ggf. vorher nach, wenn Du Dir nicht sicher bist, ob Du Informationen über andere weitergeben kannst.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben, durch den Kauf einer Lizenz mit „Zoom“ einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.
Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft über die Dich betreffenden personenbezogenen Daten. Du kannst Dich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Ferner hast Du ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Dir dies gesetzlich zusteht. Schließlich hast Du ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Du hast das Recht, Dich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Stand: 19. Juni 2020
